“Hou zo veel mogelijk contact”

De voorbije maanden gingen bedrijven massaal over op thuiswerk. Uit cijfers van de SERV bleek dat voor de coronacrisis nauwelijks 11% van de werknemers één dagje per week thuis werkte. Voor dit jaar heeft de SERV nog geen cijfers klaar maar in de media circuleren – voor sommige sectoren – cijfers tot 75% op de piek(en) van de gezondheidscrisis. En bovendien een pak intensiever, want het gaat over veel meer dan één dagje per week.
Hoe groot de stijging precies is, zal pas blijken als de situatie weer wat stabiliseert. Maar dat thuiswerk een stevige en blijvende vlucht heeft genomen, is al wel duidelijk. De situatie plaatst teamcoaches voor een nieuwe uitdaging. Want hoe coach je een team waar je niet of nauwelijks fysiek mee in contact komt?

Jeroen Lebotte heeft al wel wat jaren ervaring met coaching op afstand. Hij leidt bij Telenet een team van zowat 30 interne en externe medewerkers die instaan voor de installatie en het onderhoud van een vijftigtal grote en kleine datacenters in België en Luxemburg. Daarnaast werken ze bij grote klanten ook aan de glasvezelnetwerken. “Remote coachen doe ik dus al wel wat langer,” legt hij uit. “Maar deze omvang is toch ook nieuw voor mij. Vroeger zag ik mijn medewerkers toch wel elke week, nu hooguit één keer per maand. Coaching is zo nog een grotere uitdaging geworden.”

Informeel contact

Wat is het grootste verschil met een team op kantoor?
Lebotte: Het koffiemachinemoment. Het informele contact, waar je te weten komt hoe het met je team gaat, waar ze mee zitten, wat er goed loopt en minder. Face to face contact is altijd het sterkste. Ik ving dat voor covid altijd op door telefoontjes in de wagen op weg naar huis. Dan belde ik mijn medewerkers op voor een babbeltje. Op die momenten kwamen vaak ook dingen boven die in een formeel overleg onder de radar blijven. Maar die pendelritjes zijn weggevallen. Ik kan ze natuurlijk nog altijd opbellen, maar dat is toch anders. De rit was ook de afsluiting van de werkdag.

Wat heb je al geleerd uit de coronacrisis?
Lebotte: Rekening houden met de realiteit van mijn medewerkers. Zelf heb ik geen kinderen. En ik begin graag vroeg aan de dag. Dus een meeting om 8 uur is voor mij prima. Maar dat is vaak piekuur bij mijn medewerkers. Dan laat ik ze beter gerust. Die meeting kan ook wel om 9 uur.

Wat brengt de toekomst qua thuiswerk, denk je?
Lebotte: Nu gaat thuiswerk heel ver. Dat zal wel terug genuanceerd worden. Maar het kantoorconcept is 100 jaar oud. Een update is echt wel aan de orde. Kantoren blijven zinvol voor creatief werk, om samen innovatief te zoeken naar oplossingen of te brainstormen. Kantoorwerk zal kwalitatiever zijn. Maar het gewone dagelijkse werk zal verhuizen naar thuiskantoren. Daar ben ik van overtuigd. Het is aan grote bedrijven als Telenet om dat voorbeeld te geven. Ik ben blij dat we dat doen.

Vertrouwen

Hoe hou je controle over je teamleden en hun prestaties?
Lebotte: Ik hou niet echt van het woord ‘controle’. Het gaat meer om vertrouwen. Als iemand er systematisch de kantjes afloopt, komt dat altijd wel boven. Maar verder gaat het voor mij over output. Als je je teamleden goed coacht en motiveert, zorgen ze er niet alleen voor dat ze hun objectieven halen, maar lopen ze ook nog wel de extra mile. Controle op werkuren is echt wel verleden tijd, wat mij betreft. Thuiswerk vraagt meer van je medewerkers, dus mag daar wel wat flexibiliteit tegenover staan. De voorbije maanden hebben aangetoond dat het dan. De output is er. Zelfs op momenten dat het erg druk was omwille van covid.

Heb je nog tips voor collega’s die nu plots remote moeten coachen?
Lebotte: Hou zoveel mogelijk contact! Organiseer wat vaker een korte meeting, of zelfs een coffeecall om contact te houden. Want anders raken de rugzakjes met frustraties alleen maar voller. Het is beter om snel dingen uit die rugzak te halen dan om volle rugzakken leeg te kieperen. Digitale meetings voelen soms wat raar aan, maar hoe vaker je het doet, hoe beter het lukt. Het scherpt je zintuigen aan. En dat is nodig, want het visuele valt grotendeels weg. Zelfs al je met de camera aan vergadert, mis je toch heel wat visuele info.

Bouw ook rustmomenten in tussen vergaderingen. Digitale meetings zijn zwaarder. Tien minuutjes tussen twee meetings is de tijd die je vroeger ook hand om van de ene naar de andere vergadering te wandelen. Of misschien nog even aan de koffie-automaat te stoppen…