WERKEN AAN WEDERZIJDS BEGRIP DOOR VERBINDENDE COMMUNICATIE
Verbindend communiceren is aan een opmars bezig. Maar wat is het precies? En is het meer dan een buzzword in HR-kringen? Wij vroegen tekst en uitleg aan Hilde De Man, verantwoordelijke voor psychosociale aspecten in werkrelaties bij IDEWE. Als grootste externe dienst voor preventie en veiligheid van België focust die op preventie en bescherming op het werk.
Wat moeten we verstaan onder ‘verbindend communiceren’?
De Man: “Het is een nieuwe term die teruggaat op ‘geweldloos’ communiceren. Verbindende communicatie streeft naar gewenst gedrag, maar houdt ook rekening met de onderlinge verschillen en behoeften van de gesprekspartners. Als je begrijpt welke behoefte of emotie achter welbepaald gedrag zit, kom je verder. Wederzijds begrip helpt. Maar die verbindende manier van communiceren vraagt wel wat oefening.”
Waarom is dat zo moeilijk? Communiceren we niet automatisch op een verbindende manier?
De Man: “Als mens zijn we geneigd om feiten en interpretaties te vermengen. We interpreteren en oordelen en brengen dat oordeel mee naar een gesprek. Of we gedragen ons naar interpretaties die we niet toetsen. In een verbindend gesprek kan je die interpretatie aftoetsen en bijsturen. Stel dat je boos bent omdat er materiaal in een vergaderzaal is blijven liggen. Dan helpt het om in een gesprek jouw behoefte aan orde en structuur te benoemen. Je vindt het niet leuk dat er naar jouw gevoel een rommeltje is achter gebleven. Door jouw behoefte aan orde te benoemen kan je collega je boze reactie beter begrijpen.”
Is verbindend communiceren moeilijker bij online vergaderen?
De Man: “Ik denk het wel. Online gaan we snel naar het taakgerichte en efficiënt werken. Je ziet elkaar nog, maar het is lastiger om non-verbale reacties te lezen, laat staan ze te benoemen op een scherm. We maken ook minder gemakkelijk tijd vrij om na de vergadering collega’s te bevragen over hoe de vergadering bij hen is geland. Je kan dat bewust opvangen door de vergadering te starten met een check-in en te vragen hoe iedereen zich voelt. Een ander aandachtspunt is non-verbaal gedrag te benoemen. Vraag waarom iemand de wenkbrauwen fronst. Het kan ook helpen om de vergadering af te sluiten met een rondvraag.”
Betekent dit dat het nog belangrijker wordt om verbindend te communiceren?
De Man: “Zeker, want we nemen nu ook in fysieke vergaderingen gedragingen over van het online vergaderen. Vergaderingen worden korter, efficiënter en meer taakgericht. Daardoor is er minder ruimte voor informele gesprekken. Nochtans zorgt aandacht voor het emotionele aspect ervoor dat een primaire nood van de mens ingevuld wordt: de drang om erbij te horen en verbinding te voelen. De betrokkenheid bij het geheel en bij de andere is door corona weggevallen. Daarvoor is verbindend communiceren een sleutel. Het creëert verbondenheid.”
Waartoe kan een gebrek aan verbinding leiden?
De Man: “Een gebrek aan betrokkenheid en groepsgevoel is slecht voor een bedrijf. Een gemeenschappelijk doel werkt motiverend, maar de motivatie ervoor verdwijnt door een gebrek aan betrokkenheid. Als je online een opdracht krijgt zonder goed te weten waarom die belangrijk is en welke behoefte daarachter zit, zal je engagement ook kleiner zijn. Ik merk dat er na corona terug veel meer gekozen wordt om afwisselend online en fysiek te vergaderen, precies om dat engagement te versterken. Op zich is het ook goed om bewuster om te gaan met wanneer er op welke manier vergaderd wordt. Dan kan er in de live-vergaderingen meer ruimte genomen worden voor een check-in en om bij te babbelen.”
Wat is de rol van leidinggevenden?
De Man: “Verbindend communiceren is de verantwoordelijkheid van zowel leidinggevenden als werknemers. Beide groepen moeten het zich eigen maken om het te doen slagen in een organisatie. Vorming is voor alle betrokken partijen interessant. Bij IDEWE krijgen alle nieuwe werknemers een verplichte opleiding. Door die samen te volgen, kan iedereen samen oefenen en elkaar aanspreken via die gemeenschappelijke taal.”
Wat met medewerkers die niet in een vast team zitten?
De Man: “Er kan bijvoorbeeld nagaan worden in welke werkgroepen ze zitten en daar inzetten op verbinding. Voor autonomere collega’s kan je ook bewust een wekelijks moment inplannen om te horen hoe het met hen gaat en ze zo betrekken bij het totaalplaatje.”
Zijn Whatsappgroepjes een oplossing om informele verbinding met collega’s in te vullen?
De Man: “Dat helpt, maar het loont om af te toetsen hoe iedereen zich daarbij voelt. Het is ook belangrijk dat iedereen van het team toegevoegd wordt en niemand uitgesloten wordt. Je kan richtlijnen uitschrijven voor het gebruik ervan, bijvoorbeeld niet tijdens het weekend. Want soms creëert die connectie extra druk en wordt het een stressfactor. Daarom zijn afspraken handig.
Never Work Alone 2023 | Auteur: Nouchka Roelants | Foto: Shutterstock